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Synchronisation/Sharing von Kalendern – Unternehmensübergreifend

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Herausforderung: Wie teile ich meinem Ansprechpartner meine Frei/Gebucht-Zeiten mit?

Ist-Situation: Sowohl mein Arbeitgeber, als auch der meines Ansprechpartners setzen jeweils einen Exchange-Server ein, Clientprogramm ist jeweils Outlook.

Idee: Veröffentlichung des eigenen Kalenders im Web, Einbindung in den jeweils anderen Client

Update: habe ich ganz übersehen, ein Kollege (danke Michael!) hat mich darauf hingewiesen:
man kann aus Outlook heraus die Frei/Gebucht-Zeiten öffentlich auf den Microsoft-Servern veröffentlichen. Das dürfte damit die eleganteste Lösung sein – für öffentliche Kalender benötigt der Abonnent kein Microsoft-Konto.

2009-03-13_1036

Gewählter Ansatz: via Google Calendar

  1. Installation Google Calendar Sync Tool (Link) und Einrichten der Synchronisation
    GoogleCalendarSync
  2. Freigabe des Google Calendars
    GoogleCalendarSettings

    GoogleCalendar_ShareScreen

    oder für GoogleApps-User:
    GoogleCalendarSettings

  3. ical-Link kopieren
    der Link sieht etwa so aus: http://www.google.com/calendar/ical/….ics
    GoogleCalendarAddress
  4. Link ändern auf webcal://…
    webcal://www.google.com/calendar/ical/….ics
    Diese Änderung ist notwendig, damit der Empfänger der Mail einfach draufklicken kann und Outlook das als Internetkalender erkennt.
    OutlookInternetKalenderHinzufuegen

Das Outlook meines Ansprechpartners ist Outlook 2007 – inwiefern andere Versionen von Outlook Internetkalender unterstützen, habe ich nicht recherchiert.
Prinzipiell sollte das hier beschriebene Vorgehen via Google Calendar mit jedem ical-fähigem Client funktionieren.

Achtung – bitte beachten:

  • Die Synchronisation Outlook –> Google ist immer vollständig, d.h. Termine werden mit Titel, Ort, Notizen synchronisiert.
    Da Google und der deutsche Datenschutz, sagen wir mal “nicht so wirklich zusammenpassen”, ist hier Vorsicht geboten, bzw. eine Rückversicherung beim eigenen Arbeitgeber notwendig. Dies ist übrigens auch der Grund, dass ich das oben beschriebene Setup derzeit nicht mehr “produktiv” nutze
  • Bei dem oben beschriebenen Ansatz, werden die eigenen Frei/Gebucht-Zeiten öffentlich gemacht. Wer dies nicht möchte, benötigt einen anderen Ansatz (z.B. via Google-Login oder MS Live.com-Login)

Weitere Ansätze, die ich verworfen habe

Erster Ansatz: Freigeben des Kalenders
Funktioniert nicht, da die Freigabe nur innerhalb einer Exchange-Infrastruktur möglich ist.
OutlookFreigabeFehler

Zweiter Ansatz: Exchange-Bordmittel
Hat leider nicht funktioniert – ich habe dafür zu wenig Ahnung von Exchange und meine Systemadministratoren konnten mir auch nicht weiterhelfen.
Die Freigabe des Kalenders per EMail-Aktualisierungen habe ich nicht versucht – dies hatte ich früher mal praktiziert und recht schlechte Erfahrungen damit gemacht.

Dritter Ansatz: Microsoft Office Live. Habe ich verworfen, da dann alle Beteiligten einen Live.com Account benötigen.
Bei Google Calendar erhält man einen ical-Link, der unabhängig von einem Login ist.
Man kann natürlich auch an GMail-Nutzer eine entsprechende Freigabe einrichten. Aber ich wollte ja eine Lösung, für die kein bestimmter Account notwendig ist.

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