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Personal Productivity – Workflow Audit

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Gerade bin ich bei Seth Godin über einen kurzen Artikel zum Thema “Workflow Audit” gestolpert.

Der Artikel ist nur ein 4 Zeiler – auf Deutsch sinngemäß:
Suche Dir einen Geek. Jemanden, der sich mit GMail, Outlook, Excel und Co. auskennt
Bezahle diese Person dafür, dass Sie sich neben Dich setzt und Dich eine Stunde bei der Arbeit beobachtet.
Dann sage: “Nun nenne mir fünf Wege, wie ich eine Stunde am Tag sparen kann”.
Egal was es Dich kostet – es wird sich innerhalb einer Woche bezahlt machen.

Wenn ich als Business Analyst unterwegs bin, profitieren Auftraggeber und Projektkollegen ganz nebenbei davon, dass ich ein waschechter Geek bin, der sich mit einer Vielzahl von Tools auskennt oder sich in neue Tools schnell einarbeitet.
Dieser Umstand, und dass ich schon zahlreichen Leuten aus meinem beruflichen und privaten Umfeld bei diversen Herausforderungen helfend zur Seite stehen konnte, ist einer der wesentlichen Gründe dafür, dass ich mich selbständig gemacht habe um dieses Wissen ganz gezielt als Coach zur Verfügung zu stellen.

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EMail und ich oder meine EMail-Philosophie

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Die Kurzfassung

EMail ist mein favorisiertes Medium – asynchron, schriftlich, meist kurz angebunden oder bei Bedarf ausführlich.

Vorwort

Ich schreibe EMail, nicht e-Mail, e-mail, email, Email oder sonst was. Ich habe auch ehrlich gesagt, keine Ahnung, wie man es offiziell schreibt. Ich könnte jetzt nachsehen: tue ich aber nicht. Ich kann zwar sehr, sehr korrekt sein (wie jeder bestätigen kann, der mal mit mir gearbeitet hat), aber in diesem Punkt bin ich beratungsresistent.

Antwortzeiten

EMail ist ein asynchrones Medium, d.h. auf eine EMail-Anfrage gibt es nicht unbedingt sofort eine EMail-Antwort zurück. Ich bemühe mich jede EMail, die eine Antwort erfordert, zu beantworten – aber eben nicht unbedingt sofort. Für direkte, zeitkritische Absprachen gibt es passendere Medien, z.B Telefon, Skype, …

Ich bin jemand der EMails normalerweise kontinuierlich abruft. Aber darauf sollte man sich nicht verlassen. Es gibt genügend Anlässe zu denen ich EMails währenddessen ignoriere.

Als überzeugter GTD-Jünger habe ich jeden Tag eine “inbox zero” – das heißt aber nicht, dass auch jede EMail beantwortet ist – sie wurde lediglich einmal angesehen und entschieden, ob etwas zu tun ist.

Stil

EMails sind keine Romane, auch keine Kurzgeschichten. Jeder von uns bekommt viel zu viele EMails. Diese Informationsflut muss nicht unnötigerweise aufgebauscht werden.

Es sind also kurze prägnante Sätze angesagt. Gerade bei Ping-Pong-EMails werden dann schon mal auch Anrede und Schlussfloskel weggelassen. Dies ist nicht unhöflich gemeint, sondern reduziert einfach den Text.

Die Schriftform an sich hat aber durchaus ihren Reiz: die Konversation ist dokumentiert. Absprachen, Vereinbarungen, … können wieder gefunden werden. EMail ist ein wichtiger Bestandteil meines Trusted Systems , so schreibe ich mir gerne Notizen auch mal selbst per EMail. Nach Meetings verschicke ich häufig eine Zusammenfassung / Mitschrift. (Bedeutend weniger formal als ein Protokoll und schneller geschrieben.)

Signatur

Signaturen können fürchterlich sein. Sie blähen die Mail unnötig auf und wenn sie dann auch noch HTML-Elemente, Bilder, … enthalten, kann die Mail auf einmal ganz komisch aussehen.

Meine Standardsignatur ist so eine – mein Logo, Grafiken für Xing und Co, Verlinkungen zu meiner Homepage und zu meinen diversen Web-Profilen, Adresse, und und und. Die zweite Standardsignatur ist rein Text, Name + Nummer Mobiltelefon. Ich weiß ja wie es ist – wenn man spontan jmd. anrufen will, muss man erstmal nachsehen wie die Nummer ist. Daher habe ich diese fast immer in der Signatur. Die dritte und letzte Standardsignatur ist leer, d.h. es gibt keine.

Formatierung

Ich nutze am liebsten HTML-EMails. (Beschwichtigende Handbewegung während ich den Aufschrei abwarte). Ich kenne niemanden mehr, der seine EMails als Nur-Text liest. Niemanden.

Die Nutzung von HTML erlaubt mir Formatierungen wie Fett, Farbe, Unterstrichen… Ein ehemaliger Projektkollege von mir, hat dies exzessiv genutzt, um die wichtigen Teile seiner langen EMails hervorzuheben. Da ich mich bemühe kurze Mails zu schreiben, benötige ich dies normalerweise nicht. Manchmal bietet es sich aber an. Ich rechne zwar in meiner nicht-mehr-ganz-so-jugendlichen-Naivität damit, dass meine EMails ganz gelesen werden, werde aber diesbezüglich immer wieder auf den Boden der Realität zurückgeholt.

Sonstiges

Ich lese auch EMails, in denen ich “nur” CC bin. Allerdings mit einer bedeutend geringeren Priorität. Mein Mailprogramm (mail.app) habe ich so eingestellt, dass diese EMails in grau dargestellt werden – sie fallen mir also weniger in’s Auge.

Angesichts der EMail-Flut, die jeder ertragen muss, sollte man eigentlich “danke”, “ok”, … EMails vermeiden. Aus meiner persönlichen Erfahrung heraus, ist dieses “Acknowledge” aber für viele wichtig. Ich selber schreibe also häufiger auch solche EMails (aber ohne Signatur, Anrede, sonstiges schmuckes Beiwerk).

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Kaffee- / Teeküchen

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Ich komme ja viel rum und so lernt man die eine oder andere Teeküche (die ich natürlich nur zum holen von Kaffee betrete ;-)) kennen. Meistens findet man dort einen Hinweis wie “bitte so verlassen, wie man den Raum selber gerne vorfinden möchte” oder “bitte Tassen selber in die Spüle räumen”.

Gelegentlich gibt es aber auch kreative Hinweiszettel in den Küchen – hier mal drei Beispiel, die mir gut gefallen haben 🙂

Abwanderung

Fallen lassen

Kaffeesatz

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